Datenschutzerklärung

Stand: 30.03.2026

1. Allgemeines

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen unserer Website, unserer Online-Terminbuchung, unserer E-Mail-Kommunikation und unserer telefonischen Erreichbarkeit erheben, verarbeiten und nutzen.

2. Datenerfassung auf dieser Website

Diese Website erhebt und speichert keine personenbezogenen Daten automatisch. Es werden keine Cookies zu Tracking- oder Analysezwecken gesetzt. Es kommen keine Webanalyse-Tools (z. B. Google Analytics) zum Einsatz.

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver (All-Inkl.com, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf) automatisch technische Zugriffsdaten in Server-Logfiles gespeichert (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser-Typ). Diese Daten sind für den technischen Betrieb erforderlich und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

3. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/Vertragsabwicklung).

4. Online-Terminbuchung

4.1 Zweck und erhobene Daten

Im Rahmen unserer Online-Terminbuchung für Wartungsarbeiten verarbeiten wir personenbezogene Daten, um Terminwünsche entgegenzunehmen, zu organisieren, bei Rückfragen oder Terminänderungen Kontakt aufzunehmen und den Vorgang intern zu dokumentieren. Folgende Daten können dabei erhoben werden:

• Name
• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ/Ort)
• Wohnungsnummer (freiwillig)
• Telefonnummer (freiwillig)
• E-Mail-Adresse (freiwillig)
• Gewünschter Termin, Zeitfenster und Hinweise

Telefon und E-Mail sind freiwillig, erleichtern aber Rückfragen und Terminänderungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Terminvereinbarung/vorvertragliche Maßnahme).

4.2 Speicherung in unserer Datenbank

Die im Rahmen der Terminbuchung erhobenen Daten werden in einer Datenbank auf unserem Webserver gespeichert. Die Daten werden aufbewahrt, solange ein berechtigtes Interesse besteht, insbesondere wenn ein aktiver Wartungsvertrag mit dem Vermieter besteht, das Mietverhältnis nicht beendet ist oder die Daten für Abrechnungs- und Dokumentationszwecke gegenüber dem Auftraggeber benötigt werden. Mindestens werden die Daten 12 Monate nach Abschluss des Wartungsvorgangs aufbewahrt. Nach Wegfall des berechtigten Interesses werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

5. Automatisierte E-Mail-Verarbeitung

5.1 Verarbeitung eingehender Mieter-E-Mails

Eingehende E-Mails von Mietern an unsere Adresse wartung@elektrofoerster.com werden automatisiert verarbeitet, um Terminwünsche, Absagen oder Verschiebungen zu erkennen und die Terminverwaltung effizient durchzuführen. Dabei werden folgende Daten aus der E-Mail extrahiert: Name, Anschrift, ggf. Telefonnummer, Terminwünsche und Freitext-Hinweise.

5.2 KI-gestützte Textanalyse (Groq / LLM)

Zur Erkennung von Terminwünschen, Absagen und Adressdaten in E-Mails setzen wir einen KI-gestützten Textanalyse-Dienst ein (Groq Inc., USA). Der E-Mail-Text wird dabei an die Server von Groq übermittelt, um die relevanten Informationen (Termin, Adresse, Anliegen) strukturiert zu extrahieren. Die Übermittlung erfolgt auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Terminverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Groq verarbeitet die Daten gemäß ihrer Datenschutzrichtlinie unter groq.com/privacy-policy.

5.3 Transkription von Sprachnachrichten

Falls Sie uns eine Sprachnachricht per E-Mail senden, wird diese automatisch in Text umgewandelt (transkribiert), um Ihr Anliegen verarbeiten zu können. Die Transkription erfolgt über den Dienst Groq (Whisper-Sprachmodell). Dabei wird die Audiodatei an die Server von Groq in den USA übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5.4 Automatische Terminbestätigungen und Benachrichtigungen

Nach erfolgreicher Verarbeitung Ihres Anliegens erhalten Sie von uns automatisch generierte E-Mails (z. B. Terminbestätigungen, Hinweise auf Alternativtermine, Absagebestätigungen) an die E-Mail-Adresse, von der Sie uns kontaktiert haben. Diese E-Mails werden vor dem Versand von einer Mitarbeiterin geprüft und freigegeben.

6. KI-gestützter Telefonassistent (Emma)

Für die telefonische Terminverwaltung setzen wir den KI-gestützten Sprachassistenten „Emma“ ein (bereitgestellt über Vapi.ai, USA). Emma kann eingehende Anrufe entgegennehmen, Terminänderungen und -absagen bearbeiten sowie Rückrufe organisieren.

Dabei werden Gesprächsinhalte (Sprache) zur Verarbeitung an die Server von Vapi.ai übermittelt. Im Rahmen des Telefonassistenten kommen folgende Unterdienste zum Einsatz:

• Deepgram Inc. (USA) – Echtzeit-Spracherkennung (Transkription Ihrer gesprochenen Worte in Text). Datenschutzrichtlinie: deepgram.com/privacy
• Google LLC (USA) – Sprachmodell Gemini 2.5 Flash zur Verarbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens. Datenschutzrichtlinie: policies.google.com/privacy
• ElevenLabs Inc. (USA) – Sprachsynthese (Erzeugung der gesprochenen Antworten des Assistenten, Modell Eleven Turbo v2.5). Datenschutzrichtlinie: elevenlabs.io/privacy-policy
• Vapi.ai (USA) – Orchestrierung des Telefonassistenten (verbindet die o. g. Dienste). Datenschutzrichtlinie: vapi.ai/privacy

Die Übermittlung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/Terminvereinbarung) sowie unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer effizienten Terminverwaltung.

Sie können jederzeit Auskunft über die im Rahmen eines Anrufs verarbeiteten Daten verlangen oder der Verarbeitung widersprechen (Kontakt: wartung@elektrofoerster.com).

7. Datenübermittlung in Drittländer

Im Rahmen der unter Abschnitt 5 und 6 beschriebenen Verarbeitungen werden Daten an folgende Dienstleister in den USA übermittelt: Groq Inc., Vapi.ai, Deepgram Inc., Google LLC und ElevenLabs Inc. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bzw. des EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit die Dienstleister entsprechend zertifiziert sind.

8. Empfänger / Weitergabe

Zugriff auf die Daten haben nur interne Mitarbeiter bzw. beauftragte Techniker, soweit dies zur Durchführung des Termins erforderlich ist. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Darüber hinaus werden Daten an die unter Abschnitt 5, 6 und 7 genannten Auftragsverarbeiter übermittelt.

9. Hosting

Unsere Website und die Terminbuchungs-Datenbank werden bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland) gehostet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

10. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Sächsische Datenschutzbeauftragte, Devrientstraße 5, 01067 Dresden.

11. Widerruf und Widerspruch

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Richten Sie Ihren Widerruf oder Widerspruch bitte an: wartung@elektrofoerster.com.

Hinweis: Diese Datenschutzerklärung wurde nach bestem Wissen erstellt. Wir empfehlen, sie durch einen Rechtsanwalt für Datenschutzrecht prüfen und an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen zu lassen.